资金内控与非财务人员代收款有着怎样的联系？
从4S店常见的舞弊行为案例中我们又能得到什么启示？

四、常见风险-内控管理

 

加强资金内控管理不单是对公司负责，也是对员工负责。一个员工来到我们公司，我们并不愿意他有犯罪的一天。公司希望可以通过以后的加强管理杜绝大家的犯罪意念。人都是贪婪的，最重要的是怎么在最开始发现漏洞时不抱有侥幸的心理。

 

 

在非财务人员这方面的问题，主要有八个内容。

 

 

——为什么会有非财务人员收钱？

大部分原因是财务人员下班了，或者地方比较偏远财务人员无法跟着业务人员去收钱。

 

如果不及时制止这种非财务人员代收款，那他们很容易会产生占有款项的心理。尽管所有发生过的事情都已经执行了处罚，但还是要加强法律知识的普及，从意识上减少各个非财务人员的代收款行为。

 

其次财务部门要做好收银的工作，尽量避免这种情况。二维码收款目前仍存在漏洞，不好对账，只能作为紧急使用。还有一个容易被疏忽的就是移动POS机，每个店都可以免费申请一台，它只对应到对公账号而不会对应到个人账号，这也不是业务人员收钱。POS机是公司账户，业务人员可以去学去用，只要做好对账就行了。

 

 

第三个就是收款员要严格遵守收银纪律，拒绝收取业务人员交过来的钱。

第四个就是做好客户回访，这个才能真正了解客户交卡的真实信息。但目前都只是一次两次的短暂行为，并没有形成长期习惯。4S店应当在对客户回访的内容中加上客户交款的信息，这样能从业务层面上做好代收款的工作。

第五点是销售合同禁止业务人员代签。这种情况并不属于个别行为，尽管都是为了方便，但也不能以方便替代风险存在的事情，所以希望各位负责人还是督促业务人员不要代签，否则信息还是会有作假的可能性。

 

 

——为什么维修比例不能达到100%？

因为量太大，性价比不高，各个店应当自己定比例，再由财务经理抽查维修回访的情况。

此外，控制好客户回访时间，建议第一次回访是在交车的一周内，维修是在交车的一个月内，但具体间隔由每个店自己定。

 

这六个措施里最有效的其实是第三个，这等于有了客户的第三方解读。我们现在都是客户收到提醒后再打举报电话过来的，店总也好销售经理也好都不知道这种情况。如果你真的是为业务着想，那还是要做好第三点。

 

 

如果真的有紧急情况必须要业务员去收款，业务代收款的流程其实并不长，发起人财务经理-部门负责人，这就是一个申请的流程了。关键词还是要先申请，不要觉得这是理所当然的事情，一定要先申请了这个事项，然后再进行收款。

 

 

五、舞弊行为案例分析

 

 

为了方便让店里先退给业务员再退给客户，但到底是否真的退给客户，这是一个值得怀疑的地方。

凡是像这种客户退款，一定要求本人过来退，不允许销售顾问替客户代付。

初步回访能够确认收款人是否为本人，以及他的收款金额。

 

 

虽然现在并非每个品牌都有热销活动，客户十分信任销售顾问，而且一般定金的金额不会太大，但过了两三个月很容易把定金这回事给忘了。实际这种情况也是害了销售顾问，需要销售总监加强订车管理，跟财务确认是否收到了订车款。销售经理在展厅里对客户洽谈情况的掌控，就是加强对他们的督导和培训，提高他们的防御意识，客户的钱绝对不能碰。

 

 

譬如加价提前上牌，销售顾问要在收款时首先要核实客户的身份，所有待收待付款证明更多时候都是保障了我们公司运营，否则付款者随时可以把钱拿回去。

收款员和业务人员一定要划清界线，因为需要审核对方的单据、合同、协议，若是没审好就把钱交给了业务人员，那很容易造成一个漏洞。

在展厅洽谈桌和收银台张贴客户交款应到交款处的提醒。

 

 

售后部门对这种外采件应当有一个合理的管理制度，通常情况下前台和配件部是不相融的，等财务确认收到定金后才能进行外采。

 

 

在合同方面，有些业务员收了客户的精品款，却跟上级说这是赠送的。我们应明确销售合同的管理，录入系统时按照要求分开录入，不能过于笼统。

 

 

业务员要做对的事情，不要做错的事情。

 

 

违反条例除了公司处罚外，还要面对法律制裁。

 

 

职务侵占罪、挪用公款，这种事情对公司的损害不是短期内就能掩盖的。